Mẹo giúp tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel mới nhất

Mẹo giúp tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel mới nhất

- in Mẹo Hay Cuộc Sống
168

Hãy cùng Muôn Màu theo dõi nội dung mới nhất về Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel
dưới đây nhé:

Microsoft Excel là 1 phần mềm văn phòng mạnh bạo, đầy đủ công dụng cho các bài tập và bảng tính. Cho dù bạn sử dụng nó tại nơi làm việc hay ở nhà, sử dụng các công dụng giúp bạn tiết kiệm thời kì có tức là bạn có thể chuyển sang công tác phải làm tiếp theo mau chóng hơn.

Hơn nữa, bạn còn có thể đẩy nhanh tiến độ công tác và dành thời kì cho những công tác khác. Dưới đây là mẹo giúp bạn tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel.

Mục lục

1. Sử dụng các mẫu có sẵn

1 trong những cách tiết kiệm thời kì tốt nhất cho mọi tác vụ là sử dụng mẫu có sẵn. Trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để phục vụ các chương trình nghị sự, bản tin hoặc báo cáo. Trong Excel, các mẫu có sẵn cũng hết sức bổ ích. Bạn có thể tận dụng các phương tiện định dạng có sẵn tiện dung như lịch, lộ trình thời kì, hóa đơn, ngân sách… để tiết kiệm thêm thời kì cho các thao tác.

Bạn đang xem: Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel

Mẫu Office

Sử dụng các mẫu có sẵn

Tích lũy các mẫu nhưng bạn cần chỉ dễ ợt như sử dụng chúng. Trang web của Microsoft phân phối nhiều mẫu Excel phong phú cho lịch, kế hoạch, theo dõi chi tiêu và thời kì, khi mà Vertex42 là 1 tuyển lựa tốt cho download lịch biểu, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng hợp lý. 1 nguồn hoàn hảo khác là Spreadsheet 123, bạn có thể tải các hoá đơn, bản kiểm kê, bảng đăng nhập và mẫu tham gia.

2. Đóng băng hàng và cột

Nếu bạn có 1 bảng tính dài chứa hàng tấn dữ liệu, có thể bạn sẽ phải chuyển động, cuộn chuột rất nhiều để xem tất cả. Điều này có nghĩa bạn sẽ mất tầm nhìn về các đề mục chính của mình và phải liên tiếp cuộn lại để xem chúng. Bên cạnh đó, nếu bạn đóng băng các hàng và cột thì các tiêu đề đấy sẽ giữ nguyên địa điểm lúc bạn chuyển động quanh bảng tính của bạn.

Để đóng băng hàng và cột, bạn tuân theo chỉ dẫn sau:

  • Trong bảng tính, click vào View và chọn Freeze Panes.
  • Trong thực đơn cuộn của Freeze Panes, chọn Freeze Top Row để đóng băng hàng trên cùng và Freeze First Column để đóng băng cột trước hết hoặc chọn cả 2 nếu cần.

Đóng băng hàng và cột
Đóng băng hàng và cột để xem dữ liệu thuận lợi hơn trên Excel

Sau lúc tiến hành xong các thao tác này, bạn có thể cuộn sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới thư thái nhưng các đề mục chính vẫn giữ nguyên địa điểm. Để tắt tùy chọn này, bạn chỉ cần quay lại Freeze Panes và chọn Unfreeze Panes.

LƯU Ý: Trên các bạn dạng cũ của Excel, các thao tác này có 1 chút dị biệt. Bạn cần chọn ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng và sau đấy nhấp vào Freeze Panes.

3. Tận dụng Fill Handle

Fill Handle căn bản là tính năng copy dữ liệu sáng dạ trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời kì lúc cần nhập các dữ liệu như số quy trình, các thứ trong tuần hay các tháng trong năm… Với mỗi kiểu dữ liệu, nó có cách xử lý không giống nhau.

Tỉ dụ, lúc bạn cần nhập cột số quy trình từ 1 tới 20, bạn ko cần phải click vào từng ô 1 để nhập từng trị giá nữa nhưng chỉ cần nhập số 1 vào ô trước hết, số 2 vào ô thứ 2, sau đấy bôi đen 2 ô này. Ở góc dưới bên phải của 2 ô đã được bôi đen, bạn sẽ thấy biểu trưng Fill Handle hiện ra, chỉ cần kéo và thả tới ô thứ 20 là bạn đã điền được tất cả các trị giá cần với chỉ vài giây.

Điền nhanh số với tính năng Fill Handle trên Excel 2016

Bạn cũng có thể sử dụng công dụng Fill Handle này cho dữ liệu là trường tháng ngày. Tỉ dụ, bạn nhập vào ngày trước hết là 24/01/2018, chọn ô đấy và lúc nút Fill Handle hiện ra, chỉ cần kéo để thêm các ngày liền kề kế tiếp. Cơ cấu này cũng hoạt động với các tuần, tháng, năm… trên 1 hàng hoặc 1 cột.

Điền nhanh tháng với tính năng Fill Handle trên Excel 2016

4. Chuyển cột và hàng

Nếu bạn có 1 bảng tính sử dụng tiêu đề trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và muốn chỉnh sửa địa điểm các tiêu đề của hàng sang cột thì bạn hoàn toàn có thể chuyển dữ liệu nhưng ko cần phải nhập lại các tiêu đề. Dưới đây là những bước để chuyển các ô tiêu đề từ dòng sang cột.

  • Chọn ô trong cột chứa tiêu đề.
  • Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc bạn có thể click vào nút Copy trong tab Home.
  • Chọn ô trong cột và hàng nơi bạn muốn chỉnh sửa.
  • Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc click Paste > Paste Special trong tab Home.
  • Trong cửa sổ Paste Special, click vào Transpose ở góc dưới bên phải cửa sổ, sau đấy nhấp chuột vào Ok.

Chuyển dòng sang cột trên Microsoft Excel
Chuyển dòng sang cột trên Microsoft Excel

5. Kích hoạt Calculator trên Excel

Mặc dầu bạn có thể sử dụng tiện ích bật máy tính vào thanh bên của bảng tính nhưng mà bạn cũng có thể tận dụng công dụng tính toán được tích hợp sẵn trong Excel. Điều này giúp bạn thuận lợi hơn lúc muốn tiến hành tính toán nhanh nhưng các phép tính đấy ko được định dạng trong bảng tính. Và bạn có thể thêm máy tính vào thanh phương tiện Ribbon hoặc Quick Access.

Để thêm máy tính vào 1 trong 2 địa điểm trên, bạn vào File > Options và chọn Customize Ribbon hoặc Quick Access Toolbar, tùy thuộc vào địa điểm bạn muốn. Trong Choose commands từ hộp cuộn, bạn chọn All Commands và click vào Calculator. Sau đấy nhấn Add để chèn máy tính vào thanh phương tiện. Xem xét, nếu muốn thêm máy tính vào Ribbon, bạn sẽ phải tạo ra 1 nhóm tùy chỉnh và chèn vào đấy.

Thêm tính năng Calculator vào bảng tính Excel
Thêm công dụng Calculator vào bảng tính Excel

6. Kết hợp tới Tab hoặc Cell

Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều trang tính không giống nhau với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo kết hợp trực tiếp sẽ giúp bạn truy cập mau lẹ hơn. Điều này đặc trưng có lợi nếu bạn san sẻ bảng tính và người nhận có thể truy cập vào dữ liệu 1 cách mau chóng. Bạn tiến hành theo các bức sau đây để tạo kết hợp:

  • Chọn ô chứa dữ liệu nhưng bạn muốn kết hợp.
  • Nhấp chuột phải và chọn Hyperlink hoặc click vào tab Insert và chọn Hyperlink.
  • Trong cửa sổ pop-up, bạn chọn Place in this Document.
  • Sau đấy nhập văn bản để hiển thị trong ô và bảng tính với dữ liệu bạn đang kết hợp đến.
  • Rốt cục, click vào OK.

Liên kết đến Tab hoặc Cell

7. Sử dụng phím tắt

Nếu bạn là 1 người sử dụng Excel thường xuyên như cơm bữa thì các phím tắt vững chắc có thể giúp bạn tiết kiệm thời kì.

Khi mà có rất nhiều phím tắt có thể sử dụng trên Excel thì danh sách 1 số tổ hợp phím dưới đây cũng đủ để bạn tăng hiệu suất công tác của mình:

  • F4 (hoặc Fn + F4): để lặp lại lệnh được đưa ra rốt cuộc, bao gồm chỉnh sửa các định dạng như màu sắc, phông chữ…
  • Alt + A, H, E: để xóa nội dung, định dạng hoặc các dữ liệu được đính với ô đã chọn.
  • Ctrl + W: để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng tính.
  • Ctl + Shift + Colon: để nhập thời kì ngày nay và Ctrl + Shift + Semicolon để nhập ngày ngày nay.
  • Shift + F9: để tính toán bảng hoạt động.
  • Shift + Tab: để chuyển động sang các ô và tùy chọn trước.
  • Ctrl + Home: để chuyển động tới phần đầu của bảng tính.
  • Ctrl + Page Down: để chuyển động sang trang tính khác và Ctrl + Page Up để chuyển động sang trang tính phía trước trong bảng tính.

8. Làm việc với hàm AutoSum

Hàm AutoSum tạo điều kiện cho công tác tính toán của bạn mau lẹ hơn rất nhiều. Trừ lúc bạn đã gỡ bỏ nó khỏi thanh Ribbon trên Excel, nếu ko nút AutoSum sẽ phải nằm trên tab Home. Tác dụng tiện dụng này phân phối cho bạn công thức bình thường nhất chỉ với 1 cú nhấp chuột. Nó có thể tính tổng, đếm số, tính trị giá trung bình, tìm số mập nhất hay bé nhất… của 1 nhóm trị giá số. Chỉ cần nhấp chuột vào biểu trưng AutoSum và chọn công thức bạn cần tính.

Chèn hàm AutoSum trên Excel

Ngoài công dụng AutoSum, tab Formulas còn chứa rất nhiều tùy chọn nhưng bạn có thể sử dụng để tính toán nhanh trên bảng tính Excel. Nó bao gồm công dụng tính toán vốn đầu tư, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật…

9. Sử dụng định dạng dữ liệu theo điều kiện

Định dạng theo điều kiện trong Excel là 1 trong những công dụng nhưng tôi thường sử dụng nhất vì tính bổ ích hoàn hảo của nó – và vững chắc bạn cũng sẽ nghĩ tương tự vì nó sẽ khiến dữ liệu phát triển thành đã mắt hơn nhiều.

Tỉ dụ: giả thử bạn có bảng tính là kết quả của 1 cuộc điều tra và bạn muốn chỉ cần lướt mắt qua là có thể nhìn được bao lăm câu giải đáp Yes/No hoặc tỉ lệ đối trọng của chúng. Chỉ cần làm các bước chỉ dẫn sau:

  • Chọn cột chứa dữ liệu câu giải đáp là Yes/No.
  • Trên tab Home, chọn Conditional Formatting.
  • Trong thực đơn sổ xuống, chọn Highlight Cells Rules > Text That Contains.
  • Nhập “Yes” trong ô trống bên trái và tuyển lựa định dạng màu sắc ô đấy sẽ hiển thị ở phần bên phải.
  • Lặp lại gần giống với câu giải đáp là “No“.
Xem thêm  Đề xuất Các vị trí trong ngành giáo dục phải định kỳ chuyển đổi công tác Cập nhật

Định dạng theo điều kiện trên Microsoft Excel
Định dạng theo điều kiện trên Microsoft Excel

Kết quả là bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu Yes/No trong cột đấy sẽ được định dạng theo cách nhưng bạn chọn. Bạn có thể định dạng rất nhiều dạng dữ liệu, kiểu so sánh dữ liệu trong phần này bao gồm: To hơn (Greater Than…), Bé hơn (Less Than…), Trong vòng (Between…), Bằng (Equal Mập…), Tháng ngày (A Date Occurring…), Dữ liệu trùng (Duplicate Values…).

10. Chèn biểu đồ mau chóng

Tác dụng Charts trong Excel thực thụ là 1 phương tiện hoàn hảo để hiển thị dữ liệu của bạn 1 cách trực giác. Bạn có thể chọn nhiều loại biều đồ không giống nhau như biểu đồ hình tròn, chữ nhật, biểu đồ dòng, cột…

Chúng ta sẽ sử dụng thí dụ Yes/No ở trên để chèn biểu đồ chỉ với vài chú nhấp chuột theo các bước sau:

  • Chọn các ô có chứa câu giải đáp Yes/No.
  • Trên tab Insert, chọn Recommended Charts. Với tùy chọn này, Excel sẽ tự lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ phù thống nhất.
  • Nếu bạn thấy “ưng” biểu đồ nhưng Excel đã tuyển lựa, kích OK và biểu đồ sẽ được chèn vào bảng tính.

Chèn biểu đồ cực nhanh trên Excel
Chèn biểu đồ cực nhanh trên Excel

Đây là cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo 1 biểu đồ trong Excel. Bên cạnh đó nếu bạn ko thích biểu đồ được tạo ra, bạn có thể nhấp vào phần All Charts và thí điểm với nhiều mẫu biểu đồ khác.

11. Phân loại dữ liệu nhanh với bộ lọc

Lúc bảng tính có chứa nhiều cột dữ liệu, bạn có thể sẽ cần bố trí hoặc lọc dữ liệu theo những cột nhất mực. Cũng có 1 vài cách có thể giúp bạn tiến hành điều này, nhưng mà để nhanh và an toàn nhất thì nên sử dụng bộ lọc.

  • Chọn toàn thể bảng tính cần lọc.
  • Trên tab Home, chọn Sort & Filter.
  • Chọn Filter.

Với tuyển lựa này, Excel sẽ thêm 1 biểu trưng mũi tên vào toàn thể các ô trên bậc nhất tiên của bảng tính. Lúc nhấp vào 1 mũi tên, bạn có thể bố trí lại toàn thể bảng tính theo cách mình cần. Với từng dữ liệu sẽ có những lựa lựa chọn và bố trí không giống nhau. Nếu cột đấy là trường tháng ngày thì bạn có thể bố trí từ cũ sang mới (hoặc trái lại), với dữ liệu là văn bản thì có thể bố trí theo quy trình bảng chữ cái (hoặc trái lại).

Bên cạnh đó, bạn còn có thể lọc để chỉ xem những dữ liệu nhưng mình muốn. Lúc nhấp vào nút mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm trên từng dữ liệu có trong cột. Chọn hoặc bỏ chọn những dữ liệu nhưng bạn chỉ muốn xem/hiển thị.

Tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu trên Excel
Tác dụng lọc và bố trí dữ liệu trên Excel

12. Sử dụng phương tiện Format Painter

Nếu bạn là người sử dụng Microsoft Office lâu năm, hẳn ko còn lạ gì công dụng Format Painter – Sao chép định dạng – này. Trong Excel, phương tiện này sẽ cho phép bạn vận dụng định dạng của 1 ô (hoặc vùng) vào các ô (hoặc vùng) tương ứng chỉ với 1 nhấp chuột.

  • Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột nhưng bạn muốn sao chép định dạng.
  • Trên tab Home, chọn Format Painter.
  • Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột nhưng bạn muốn vận dụng định dạng gốc.

Đây thực thụ là công dụng hoàn hảo để mau chóng vận dụng định dạng nhưng bạn thấy đẹp cho toàn thể các vùng mở mang thêm của dữ liệu.

13. Biến đổi và xem dữ liệu giữa nhiều bảng tính

Sẽ có khi bạn phải làm việc với nhiều hơn 1 bảng tính trên Excel trong cùng 1 khi. Giả dụ cần rà soát, so sánh dữ liệu, sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác… Và Excel phân phối cho bạn 1 bộ các công dụng xem cực có lợi nằm trong tab View.

Chuyển đổi và sắp xếp các bảng tính Excel

  • Arrange All: Lúc chọn công dụng này, bạn có thể bố trí toàn thể các bảng tính đang mở chỉ trong 1 màn hình. Chọn lựa xếp theo dạng ô vuông, hàng ngang, hàng dọc.. là tùy bạn.
  • View Side by Side: Tùy chọn này cho phép bạn chọn 2 bảng tính đang mở để cùng xem và so sánh.
  • Switch Windows: Kích vào tùy chọn này lúc bạn có quá nhiều bảng tính đang mở trên Excel và muốn biến đổi giữa chúng 1 cách mau chóng. Ko có phần thu bé hay mở mang toàn thể là điểm đặc sắc của công dụng này.

14. Thiết đặt Handy Add-Ins

Add-In trên Office gần giống như các tiện ích mở mang trên trình duyệt nhưng chúng ta thường sử dụng để đẩy mạnh trải nghiệm duyệt web vậy. Và trên Excel có nhiều chức năng bổ sung nhưng bạn có thể tuyển lựa tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mình.

Vào tab Insert, chọn Store, tại đây bạn có thể tìm và xem các phương tiện mở mang theo danh mục. Tỉ dụ như mục Productivity có chứa các add-ins có liên can đến việc tự động hóa tài liệu và thư viện mẫu. Và mục Project Management có các tiện ích bổ sung cho phần biểu đồ Gantt và bộ đếm thời kì…

Kho tiện ích mở rộng của Office
Kho tiện ích mở mang của Office

Có 1 số Add-In miễn phí nhưng mà cũng có những tiện ích sẽ phải mất tiền, thành ra bạn xem xét rà soát kỹ trước lúc thiết đặt và sử dụng Add-In trên Office hay Excel.

15. Đừng thêm dấu ngoắc đơn rốt cuộc vào 1 hàm

Hãy mở màn 1 hàm Excel thật sự dễ ợt. Lúc bạn nhập 1 hàm, chả hạn như SUM, AVERAGE…, bạn ko cần đóng ngoắc xong xuôi hàm. Tỉ dụ:

=SUM(A1:A10

rồi nhấn Enter. Excel sẽ tự động đóng ngoắc cho bạn. Đây là 1 hành động bé nhưng mà tiện dung.

Xem xét: Thao tác này ko có tính năng nếu công thức của bạn chứa nhiều hơn 1 dấu ngoắc đơn.

16. Đi lại công thức và giữ nguyên tham chiếu

1 trong số công dụng mạnh bạo nhất của Excel là địa chỉ hơi hơi – lúc bạn sao chép 1 công thức đến địa điểm mới, toàn thể địa chỉ hơi hơi sẽ chỉnh sửa theo. Thường đây chuẩn xác là điều mọi khách hàng đều muốn bởi việc tái sử dụng công thức là 1 kĩ năng quan trọng lúc xử lý bảng tính.

Bên cạnh đó, đôi lúc bạn cần chuyển động hay sao chép 1 công thức đến địa điểm mới nhưng mà lại ko muốn nó chỉnh sửa tất cả trị giá, bạn có 1 số cách làm như sau:

Nếu chỉ muốn chuyển động 1 công thức đến địa điểm phụ cận, hãy kéo & thả. Kéo sẽ giữ nguyên toàn thể địa chỉ, ko chỉnh sửa bất kỳ trị giá nào.

Nếu chuyển 1 công thức sang địa điểm xa hơn, hãy dùng Cut & Paste. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V, Mac: Cmd + X, Cmd + V ). Lúc cắt 1 công thức, tham chiếu của nó ko chỉnh sửa.

Cách dùng hàm trong Excel
Dùng hàm Excel

17. Sao chép công thức và giữ nguyên tham chiếu

Xem xét: Bạn có thể chỉnh sửa tất cả các tham chiếu ô để chúng chuyển thành tuyệt đối, nhưng mà mẹo này giả thử rằng bạn ko muốn làm việc đấy vì bất kỳ lí do nào.

Nếu chỉ cần sao chép 1 công thức, chọn nó trong thanh công thức để sao chép vào clipboard. Sau đấy, bạn có thể dán nó vào 1 địa điểm mới. Kết quả bạn thu được 1 công thức y sì công thức lúc đầu.

Để sao chép 1 nhóm công thức đến địa điểm mới nhưng ko tác động đến các tham chiếu, bạn có thể dùng Find & Replace – Tìm & Thay thế. Chọn công thức bạn muốn sao chép, sau đấy kiếm tìm và thay dấu = trong công thức bằng ký tự #. Hành động này sẽ biến đổi công thức sang dạng văn bản. Giờ sao chép & dán công thức đến địa điểm mới. Sau đấy, với tất cả công thức đã chọn, hãy đảo ngược công đoạn kiếm tìm & thay thế. Tìm # và thay thế bằng dấu =. Thao tác này sẽ khôi phục các công thức về đúng địa điểm.

Vậy với tất cả những thủ thuật nhưng bài viết giới thiệu trên đây, bạn thấy cái nào là cấp thiết và bạn có thể vận dụng sử dụng được ngay? Lúc đã tiết kiệm được nhiều thời kì thao tác trên Excel, thì bạn sẽ đẩy nhanh được tiến độ công tác cũng như dành thời kì cho những việc khác. Nếu bạn có nhiều thủ thuật hay hơn, hãy san sẻ ngay với chúng tôi và những độc giả khác nhé!

Phân mục: Tin học văn phòng

Trên đây là nội dung về Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel
được nhiều độc giả ân cần ngày nay. Chúc quý độc giả thu được nhiều tri thức quý giá qua bài viết này!

Tham khảo bài khác cùng phân mục: Mẹo Hay Cuộc Sống

Từ khóa kiếm tìm: Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel

Thông tin khác

+

Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel

#Mẹo #giúp #tiết #kiệm #thời #gian #lúc #sử #dụng #Microsoft #Excel

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push();

Microsoft Excel là 1 phần mềm văn phòng mạnh bạo, đầy đủ công dụng cho các bài tập và bảng tính. Cho dù bạn sử dụng nó tại nơi làm việc hay ở nhà, sử dụng các công dụng giúp bạn tiết kiệm thời kì có tức là bạn có thể chuyển sang công tác phải làm tiếp theo mau chóng hơn.
Hơn nữa, bạn còn có thể đẩy nhanh tiến độ công tác và dành thời kì cho những công tác khác. Dưới đây là mẹo giúp bạn tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel.

Xem thêm  Mùng 1 Tết nên ăn gì để may mắn cả năm? Cập nhật

Bài viết vừa mới đây

Ko đề xuất thầy cô giáo tiểu học, THCS hạng I phải có trình độ thạc sĩ

41 phút trước

Sao La là con gì? Vì sao linh vật SEA Games 31 lại là Sao La?

12 giờ trước

Đi bão là gì? Đi bão tiếng Anh là gì?

12 giờ trước

Cung Mọc là gì? Cách xác định Cung Mọc dễ ợt, chuẩn xác nhất

12 giờ trước

Nội dung1 1. Sử dụng các mẫu có sẵn2 2. Đóng băng hàng và cột3 3. Tận dụng Fill Handle4 4. Chuyển cột và hàng5 5. Kích hoạt Calculator trên Excel6 6. Kết hợp tới Tab hoặc Cell7 7. Sử dụng phím tắt8 8. Làm việc với hàm AutoSum9 9. Sử dụng định dạng dữ liệu theo điều kiện10 10. Chèn biểu đồ nhanh chóng11 11. Phân loại dữ liệu nhanh với bộ lọc12 12. Sử dụng phương tiện Format Painter13 13. Biến đổi và xem dữ liệu giữa nhiều bảng tính14 14. Thiết đặt Handy Add-Ins15 15. Đừng thêm dấu ngoắc đơn rốt cuộc vào 1 hàm16 16. Đi lại công thức và giữ nguyên tham chiếu17 17. Sao chép công thức và giữ nguyên tham chiếu
1. Sử dụng các mẫu có sẵn
1 trong những cách tiết kiệm thời kì tốt nhất cho mọi tác vụ là sử dụng mẫu có sẵn. Trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để phục vụ các chương trình nghị sự, bản tin hoặc báo cáo. Trong Excel, các mẫu có sẵn cũng hết sức bổ ích. Bạn có thể tận dụng các phương tiện định dạng có sẵn tiện dung như lịch, lộ trình thời kì, hóa đơn, ngân sách… để tiết kiệm thêm thời kì cho các thao tác.
Bạn đang xem: Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push();

Mẫu Office

Tích lũy các mẫu nhưng bạn cần chỉ dễ ợt như sử dụng chúng. Trang web của Microsoft phân phối nhiều mẫu Excel phong phú cho lịch, kế hoạch, theo dõi chi tiêu và thời kì, khi mà Vertex42 là 1 tuyển lựa tốt cho download lịch biểu, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng hợp lý. 1 nguồn hoàn hảo khác là Spreadsheet 123, bạn có thể tải các hoá đơn, bản kiểm kê, bảng đăng nhập và mẫu tham gia.
2. Đóng băng hàng và cột
Nếu bạn có 1 bảng tính dài chứa hàng tấn dữ liệu, có thể bạn sẽ phải chuyển động, cuộn chuột rất nhiều để xem tất cả. Điều này có nghĩa bạn sẽ mất tầm nhìn về các đề mục chính của mình và phải liên tiếp cuộn lại để xem chúng. Bên cạnh đó, nếu bạn đóng băng các hàng và cột thì các tiêu đề đấy sẽ giữ nguyên địa điểm lúc bạn chuyển động quanh bảng tính của bạn.
Để đóng băng hàng và cột, bạn tuân theo chỉ dẫn sau:

Trong bảng tính, click vào View và chọn Freeze Panes.
Trong thực đơn cuộn của Freeze Panes, chọn Freeze Top Row để đóng băng hàng trên cùng và Freeze First Column để đóng băng cột trước hết hoặc chọn cả 2 nếu cần.

Đóng băng hàng và cột để xem dữ liệu thuận lợi hơn trên Excel
Sau lúc tiến hành xong các thao tác này, bạn có thể cuộn sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới thư thái nhưng các đề mục chính vẫn giữ nguyên địa điểm. Để tắt tùy chọn này, bạn chỉ cần quay lại Freeze Panes và chọn Unfreeze Panes.
LƯU Ý: Trên các bạn dạng cũ của Excel, các thao tác này có 1 chút dị biệt. Bạn cần chọn ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng và sau đấy nhấp vào Freeze Panes.
3. Tận dụng Fill Handle
Fill Handle căn bản là tính năng copy dữ liệu sáng dạ trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời kì lúc cần nhập các dữ liệu như số quy trình, các thứ trong tuần hay các tháng trong năm… Với mỗi kiểu dữ liệu, nó có cách xử lý không giống nhau.
Tỉ dụ, lúc bạn cần nhập cột số quy trình từ 1 tới 20, bạn ko cần phải click vào từng ô 1 để nhập từng trị giá nữa nhưng chỉ cần nhập số 1 vào ô trước hết, số 2 vào ô thứ 2, sau đấy bôi đen 2 ô này. Ở góc dưới bên phải của 2 ô đã được bôi đen, bạn sẽ thấy biểu trưng Fill Handle hiện ra, chỉ cần kéo và thả tới ô thứ 20 là bạn đã điền được tất cả các trị giá cần với chỉ vài giây.

Bạn cũng có thể sử dụng công dụng Fill Handle này cho dữ liệu là trường tháng ngày. Tỉ dụ, bạn nhập vào ngày trước hết là 24/01/2018, chọn ô đấy và lúc nút Fill Handle hiện ra, chỉ cần kéo để thêm các ngày liền kề kế tiếp. Cơ cấu này cũng hoạt động với các tuần, tháng, năm… trên 1 hàng hoặc 1 cột.

4. Chuyển cột và hàng
Nếu bạn có 1 bảng tính sử dụng tiêu đề trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và muốn chỉnh sửa địa điểm các tiêu đề của hàng sang cột thì bạn hoàn toàn có thể chuyển dữ liệu nhưng ko cần phải nhập lại các tiêu đề. Dưới đây là những bước để chuyển các ô tiêu đề từ dòng sang cột.

Chọn ô trong cột chứa tiêu đề.
Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc bạn có thể click vào nút Copy trong tab Home.
Chọn ô trong cột và hàng nơi bạn muốn chỉnh sửa.
Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc click Paste > Paste Special trong tab Home.
Trong cửa sổ Paste Special, click vào Transpose ở góc dưới bên phải cửa sổ, sau đấy nhấp chuột vào Ok.

Chuyển dòng sang cột trên Microsoft Excel
5. Kích hoạt Calculator trên Excel
Mặc dầu bạn có thể sử dụng tiện ích bật máy tính vào thanh bên của bảng tính nhưng mà bạn cũng có thể tận dụng công dụng tính toán được tích hợp sẵn trong Excel. Điều này giúp bạn thuận lợi hơn lúc muốn tiến hành tính toán nhanh nhưng các phép tính đấy ko được định dạng trong bảng tính. Và bạn có thể thêm máy tính vào thanh phương tiện Ribbon hoặc Quick Access.
Để thêm máy tính vào 1 trong 2 địa điểm trên, bạn vào File > Options và chọn Customize Ribbon hoặc Quick Access Toolbar, tùy thuộc vào địa điểm bạn muốn. Trong Choose commands từ hộp cuộn, bạn chọn All Commands và click vào Calculator. Sau đấy nhấn Add để chèn máy tính vào thanh phương tiện. Xem xét, nếu muốn thêm máy tính vào Ribbon, bạn sẽ phải tạo ra 1 nhóm tùy chỉnh và chèn vào đấy.
Thêm công dụng Calculator vào bảng tính Excel
6. Kết hợp tới Tab hoặc Cell
Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều trang tính không giống nhau với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo kết hợp trực tiếp sẽ giúp bạn truy cập mau lẹ hơn. Điều này đặc trưng có lợi nếu bạn san sẻ bảng tính và người nhận có thể truy cập vào dữ liệu 1 cách mau chóng. Bạn tiến hành theo các bức sau đây để tạo kết hợp:

Chọn ô chứa dữ liệu nhưng bạn muốn kết hợp.
Nhấp chuột phải và chọn Hyperlink hoặc click vào tab Insert và chọn Hyperlink.
Trong cửa sổ pop-up, bạn chọn Place in this Document.
Sau đấy nhập văn bản để hiển thị trong ô và bảng tính với dữ liệu bạn đang kết hợp đến.
Rốt cục, click vào OK.

7. Sử dụng phím tắt
Nếu bạn là 1 người sử dụng Excel thường xuyên như cơm bữa thì các phím tắt vững chắc có thể giúp bạn tiết kiệm thời kì.
Khi mà có rất nhiều phím tắt có thể sử dụng trên Excel thì danh sách 1 số tổ hợp phím dưới đây cũng đủ để bạn tăng hiệu suất công tác của mình:

F4 (hoặc Fn + F4): để lặp lại lệnh được đưa ra rốt cuộc, bao gồm chỉnh sửa các định dạng như màu sắc, phông chữ…
Alt + A, H, E: để xóa nội dung, định dạng hoặc các dữ liệu được đính với ô đã chọn.
Ctrl + W: để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng tính.
Ctl + Shift + Colon: để nhập thời kì ngày nay và Ctrl + Shift + Semicolon để nhập ngày ngày nay.
Shift + F9: để tính toán bảng hoạt động.
Shift + Tab: để chuyển động sang các ô và tùy chọn trước.
Ctrl + Home: để chuyển động tới phần đầu của bảng tính.
Ctrl + Page Down: để chuyển động sang trang tính khác và Ctrl + Page Up để chuyển động sang trang tính phía trước trong bảng tính.

8. Làm việc với hàm AutoSum
Hàm AutoSum tạo điều kiện cho công tác tính toán của bạn mau lẹ hơn rất nhiều. Trừ lúc bạn đã gỡ bỏ nó khỏi thanh Ribbon trên Excel, nếu ko nút AutoSum sẽ phải nằm trên tab Home. Tác dụng tiện dụng này phân phối cho bạn công thức bình thường nhất chỉ với 1 cú nhấp chuột. Nó có thể tính tổng, đếm số, tính trị giá trung bình, tìm số mập nhất hay bé nhất… của 1 nhóm trị giá số. Chỉ cần nhấp chuột vào biểu trưng AutoSum và chọn công thức bạn cần tính.

Ngoài công dụng AutoSum, tab Formulas còn chứa rất nhiều tùy chọn nhưng bạn có thể sử dụng để tính toán nhanh trên bảng tính Excel. Nó bao gồm công dụng tính toán vốn đầu tư, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật…
9. Sử dụng định dạng dữ liệu theo điều kiện
Định dạng theo điều kiện trong Excel là 1 trong những công dụng nhưng tôi thường sử dụng nhất vì tính bổ ích hoàn hảo của nó – và vững chắc bạn cũng sẽ nghĩ tương tự vì nó sẽ khiến dữ liệu phát triển thành đã mắt hơn nhiều.
Tỉ dụ: giả thử bạn có bảng tính là kết quả của 1 cuộc điều tra và bạn muốn chỉ cần lướt mắt qua là có thể nhìn được bao lăm câu giải đáp Yes/No hoặc tỉ lệ đối trọng của chúng. Chỉ cần làm các bước chỉ dẫn sau:

Xem thêm  Tư vấn tên hay cho con trai họ Mạc hợp mệnh, ý nghĩa sâu sắc mới nhất

Chọn cột chứa dữ liệu câu giải đáp là Yes/No.
Trên tab Home, chọn Conditional Formatting.
Trong thực đơn sổ xuống, chọn Highlight Cells Rules > Text That Contains.
Nhập “Yes” trong ô trống bên trái và tuyển lựa định dạng màu sắc ô đấy sẽ hiển thị ở phần bên phải.
Lặp lại gần giống với câu giải đáp là “No“.

Định dạng theo điều kiện trên Microsoft Excel
Kết quả là bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu Yes/No trong cột đấy sẽ được định dạng theo cách nhưng bạn chọn. Bạn có thể định dạng rất nhiều dạng dữ liệu, kiểu so sánh dữ liệu trong phần này bao gồm: To hơn (Greater Than…), Bé hơn (Less Than…), Trong vòng (Between…), Bằng (Equal Mập…), Tháng ngày (A Date Occurring…), Dữ liệu trùng (Duplicate Values…).
10. Chèn biểu đồ mau chóng
Tác dụng Charts trong Excel thực thụ là 1 phương tiện hoàn hảo để hiển thị dữ liệu của bạn 1 cách trực giác. Bạn có thể chọn nhiều loại biều đồ không giống nhau như biểu đồ hình tròn, chữ nhật, biểu đồ dòng, cột…
Chúng ta sẽ sử dụng thí dụ Yes/No ở trên để chèn biểu đồ chỉ với vài chú nhấp chuột theo các bước sau:

Chọn các ô có chứa câu giải đáp Yes/No.
Trên tab Insert, chọn Recommended Charts. Với tùy chọn này, Excel sẽ tự lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ phù thống nhất.
Nếu bạn thấy “ưng” biểu đồ nhưng Excel đã tuyển lựa, kích OK và biểu đồ sẽ được chèn vào bảng tính.

Chèn biểu đồ cực nhanh trên Excel
Đây là cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo 1 biểu đồ trong Excel. Bên cạnh đó nếu bạn ko thích biểu đồ được tạo ra, bạn có thể nhấp vào phần All Charts và thí điểm với nhiều mẫu biểu đồ khác.
11. Phân loại dữ liệu nhanh với bộ lọc
Lúc bảng tính có chứa nhiều cột dữ liệu, bạn có thể sẽ cần bố trí hoặc lọc dữ liệu theo những cột nhất mực. Cũng có 1 vài cách có thể giúp bạn tiến hành điều này, nhưng mà để nhanh và an toàn nhất thì nên sử dụng bộ lọc.

Chọn toàn thể bảng tính cần lọc.
Trên tab Home, chọn Sort & Filter.
Chọn Filter.

Với tuyển lựa này, Excel sẽ thêm 1 biểu trưng mũi tên vào toàn thể các ô trên bậc nhất tiên của bảng tính. Lúc nhấp vào 1 mũi tên, bạn có thể bố trí lại toàn thể bảng tính theo cách mình cần. Với từng dữ liệu sẽ có những lựa lựa chọn và bố trí không giống nhau. Nếu cột đấy là trường tháng ngày thì bạn có thể bố trí từ cũ sang mới (hoặc trái lại), với dữ liệu là văn bản thì có thể bố trí theo quy trình bảng chữ cái (hoặc trái lại).
Bên cạnh đó, bạn còn có thể lọc để chỉ xem những dữ liệu nhưng mình muốn. Lúc nhấp vào nút mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm trên từng dữ liệu có trong cột. Chọn hoặc bỏ chọn những dữ liệu nhưng bạn chỉ muốn xem/hiển thị.
Tác dụng lọc và bố trí dữ liệu trên Excel
12. Sử dụng phương tiện Format Painter
Nếu bạn là người sử dụng Microsoft Office lâu năm, hẳn ko còn lạ gì công dụng Format Painter – Sao chép định dạng – này. Trong Excel, phương tiện này sẽ cho phép bạn vận dụng định dạng của 1 ô (hoặc vùng) vào các ô (hoặc vùng) tương ứng chỉ với 1 nhấp chuột.

Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột nhưng bạn muốn sao chép định dạng.
Trên tab Home, chọn Format Painter.
Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột nhưng bạn muốn vận dụng định dạng gốc.

Đây thực thụ là công dụng hoàn hảo để mau chóng vận dụng định dạng nhưng bạn thấy đẹp cho toàn thể các vùng mở mang thêm của dữ liệu.
13. Biến đổi và xem dữ liệu giữa nhiều bảng tính
Sẽ có khi bạn phải làm việc với nhiều hơn 1 bảng tính trên Excel trong cùng 1 khi. Giả dụ cần rà soát, so sánh dữ liệu, sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác… Và Excel phân phối cho bạn 1 bộ các công dụng xem cực có lợi nằm trong tab View.

Arrange All: Lúc chọn công dụng này, bạn có thể bố trí toàn thể các bảng tính đang mở chỉ trong 1 màn hình. Chọn lựa xếp theo dạng ô vuông, hàng ngang, hàng dọc.. là tùy bạn.
View Side by Side: Tùy chọn này cho phép bạn chọn 2 bảng tính đang mở để cùng xem và so sánh.
Switch Windows: Kích vào tùy chọn này lúc bạn có quá nhiều bảng tính đang mở trên Excel và muốn biến đổi giữa chúng 1 cách mau chóng. Ko có phần thu bé hay mở mang toàn thể là điểm đặc sắc của công dụng này.

14. Thiết đặt Handy Add-Ins
Add-In trên Office gần giống như các tiện ích mở mang trên trình duyệt nhưng chúng ta thường sử dụng để đẩy mạnh trải nghiệm duyệt web vậy. Và trên Excel có nhiều chức năng bổ sung nhưng bạn có thể tuyển lựa tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mình.
Vào tab Insert, chọn Store, tại đây bạn có thể tìm và xem các phương tiện mở mang theo danh mục. Tỉ dụ như mục Productivity có chứa các add-ins có liên can đến việc tự động hóa tài liệu và thư viện mẫu. Và mục Project Management có các tiện ích bổ sung cho phần biểu đồ Gantt và bộ đếm thời kì…
Kho tiện ích mở mang của Office
Có 1 số Add-In miễn phí nhưng mà cũng có những tiện ích sẽ phải mất tiền, thành ra bạn xem xét rà soát kỹ trước lúc thiết đặt và sử dụng Add-In trên Office hay Excel.
15. Đừng thêm dấu ngoắc đơn rốt cuộc vào 1 hàm
Hãy mở màn 1 hàm Excel thật sự dễ ợt. Lúc bạn nhập 1 hàm, chả hạn như SUM, AVERAGE…, bạn ko cần đóng ngoắc xong xuôi hàm. Tỉ dụ:
=SUM(A1:A10
rồi nhấn Enter. Excel sẽ tự động đóng ngoắc cho bạn. Đây là 1 hành động bé nhưng mà tiện dung.
Xem xét: Thao tác này ko có tính năng nếu công thức của bạn chứa nhiều hơn 1 dấu ngoắc đơn.
16. Đi lại công thức và giữ nguyên tham chiếu
1 trong số công dụng mạnh bạo nhất của Excel là địa chỉ hơi hơi – lúc bạn sao chép 1 công thức đến địa điểm mới, toàn thể địa chỉ hơi hơi sẽ chỉnh sửa theo. Thường đây chuẩn xác là điều mọi khách hàng đều muốn bởi việc tái sử dụng công thức là 1 kĩ năng quan trọng lúc xử lý bảng tính.
Bên cạnh đó, đôi lúc bạn cần chuyển động hay sao chép 1 công thức đến địa điểm mới nhưng mà lại ko muốn nó chỉnh sửa tất cả trị giá, bạn có 1 số cách làm như sau:
Nếu chỉ muốn chuyển động 1 công thức đến địa điểm phụ cận, hãy kéo & thả. Kéo sẽ giữ nguyên toàn thể địa chỉ, ko chỉnh sửa bất kỳ trị giá nào.
Nếu chuyển 1 công thức sang địa điểm xa hơn, hãy dùng Cut & Paste. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V, Mac: Cmd + X, Cmd + V ). Lúc cắt 1 công thức, tham chiếu của nó ko chỉnh sửa.

17. Sao chép công thức và giữ nguyên tham chiếu
Xem xét: Bạn có thể chỉnh sửa tất cả các tham chiếu ô để chúng chuyển thành tuyệt đối, nhưng mà mẹo này giả thử rằng bạn ko muốn làm việc đấy vì bất kỳ lí do nào.
Nếu chỉ cần sao chép 1 công thức, chọn nó trong thanh công thức để sao chép vào clipboard. Sau đấy, bạn có thể dán nó vào 1 địa điểm mới. Kết quả bạn thu được 1 công thức y sì công thức lúc đầu.
Để sao chép 1 nhóm công thức đến địa điểm mới nhưng ko tác động đến các tham chiếu, bạn có thể dùng Find & Replace – Tìm & Thay thế. Chọn công thức bạn muốn sao chép, sau đấy kiếm tìm và thay dấu = trong công thức bằng ký tự #. Hành động này sẽ biến đổi công thức sang dạng văn bản. Giờ sao chép & dán công thức đến địa điểm mới. Sau đấy, với tất cả công thức đã chọn, hãy đảo ngược công đoạn kiếm tìm & thay thế. Tìm # và thay thế bằng dấu =. Thao tác này sẽ khôi phục các công thức về đúng địa điểm.
Vậy với tất cả những thủ thuật nhưng bài viết giới thiệu trên đây, bạn thấy cái nào là cấp thiết và bạn có thể vận dụng sử dụng được ngay? Lúc đã tiết kiệm được nhiều thời kì thao tác trên Excel, thì bạn sẽ đẩy nhanh được tiến độ công tác cũng như dành thời kì cho những việc khác. Nếu bạn có nhiều thủ thuật hay hơn, hãy san sẻ ngay với chúng tôi và những độc giả khác nhé!

Phân mục: Tin học văn phòng

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push();

Bạn vừa xem nội dung Mẹo giúp tiết kiệm thời kì lúc sử dụng Microsoft Excel
. Chúc bạn vui vẻ

You may also like

Trend là gì? Tổng hợp 10 trend Tiktok mới nhất 2023 2022

Hãy cùng Muôn Màu theo dõi nội dung